(Kært?)
– barn har mange navne.

Af Mette Pettersson, KarpÓs Hospitality Consult

Selv om jeg hårdnakket påstår, at de fysiske møder kommer tilbage, så er der nok ingen tvivl om, at det bliver med en ny normal. Vi er pludselig blevet tvunget til at lære om både virtuelle møder og online konferencer, og de viste sig at være både mulige, tidsbesparende og økonomiske.

Det er en helt ny verden, som for mange mødeplanlæggere indeholder tvivl og usikkerheder, som skal overvindes. Den største udfordring ved virtuelle eller delvist virtuelle møder og events er, at få de virtuelle deltagere til at føle sig som en del af helheden og at holde engagementet oppe dagen igennem.

Et hybridmøde er en kombination af et fysisk og et virtuelt møde. Som oftest har man et ”traditionelt” møde med oplægsholder og mødedeltagere, og samtidig har andre mødedeltagere mulighed for at deltage virtuelt – enten som gruppe fra en anden lokation eller fra kontoret.

Det lyder måske kompliceret, men disse 24 gode råd til før, under og efter mødet vil hjælpe dig sikkert igennem dit næste hybridmøde, og de fleste tips kan med fordel overføres på andre former for møder – virtuelle eller ej.

Før mødet

• Send en lille pakke til de deltagere, som skal deltage virtuelt
  Uanset om de sidder i en gruppe eller hver for sig hjemme, giver det dem en følelse af at være en del af teamet, værdsatte og vigtige for mødets resultat. Den kan indeholde en T-shirt med temaet for dagen, navneskilt, nøglesnor, program, en pose slik, gode høretelefoner eller lignende.
• Del agendaen
  Sørg for at alle deltagerne er helt klar på, hvad agendaen er, og hvordan mødet er bygget op. Når man følger med online, er det endnu vigtigere at have en fast agenda, som følges præcist. Bed evt. deltagerne om at forberede noget på forhånd – det kunne være et lille oplæg eller 3 spørgsmål – eller del dem i små hold, som skal mødes virtuelt inden mødet og forberede sig.
• Kommunikér formålet
  Er det teambuilding, strategilægning, problemløsning, beslutningstagning, idégenerering, statusopdatering, videndeling, eller noget helt andet? Hvornår er vi i mål med dagens opgave?
• Fordel roller
  For at sikre en højere grad af engagement, vil det være en god idé at fordele nogle roller forud for mødet.
  Moderator – sidder ved “hovedmødet” og sørger for, at lade alle kan komme til orde, stille spørgsmål og kommentere. Deler deltagerne op i virtuelle break out rooms og holder øje med charfunktionen og videreformidler indkommende spørgsmål og kommentarer.
  Tidsstyrer – holder øje med, at planen overholdes
  Notater – noterer de vigtigste punkter eller laver et Google Docs, som alle kan tilgå under mødet.
  Ice breakers – 2-3 personer som forbereder én hver
  Sjove/kreative/faglige indslag – 2-3 som forbereder ét hver
  Teknisk hjælp – ansvarlig for at løse småknuder i løbet af dagen
• Sæt retningslinjer
  Bør de have kamera på under hele mødet?
  Bør de undlade mobil eller arbejde ved siden af?
  Hvad forventes det, at de byder ind med?
  Hvad skal de forberede?
• Hav styr på teknikken (og en plan B)
  Der er ikke noget mere distraherende, end når teknikken driller til et digitalt møde. Problemer med at logge på, dårlig internetforbindelse, problemer med lyd og billede m.m. er nogle af de ting, som kan gå galt. Her er det naturligvis essentielt at have en teknisk dygtig medarbejder i baghånden, og meget kan afværges, hvis man sørger for, at man i god tid får testet og gentestet lyd, skærmdeling, kameraindstillinger m.m. Send deltagerne et log-in og detaljer et par dage i forvejen, så de har mulighed for at sikre sig, at de har den nødvendige software og kan logge ind uden problemer.
• Få dine deltagere engageret allerede inden mødet begynder
  Bed dem sende spørgsmål om den udsendte agenda, lav en afstemning om hvilke emner, de helst vil dykke ned i eller lav en meningsmåling om noget relevant på forhånd. Det kan hjælpe dig med at strukturere mødet, så du rammer dit publikum bedst muligt, og det giver også dine speakere noget viden om deltagernes præferencer. Send evt. resultatet ud på forhånd, eller begynd dagen med det.
  Ved større møder, kan det være en god ide at inkludere et digitalt forum eller en app, hvor deltagerne kan linke op, netværke og kommunikere før, under og efter mødet.
• Lav en hybrid-venlig agenda
  Når nogle deltagere er online, er det ekstremt vigtigt at involvere og engagere dem. Ellers mister man deres opmærksomhed, og de zoomer ud, besvarer mails og arbejder med andre opgaver. Undgå ”Death by Powerpoint” ved at skrotte teksttunge præsentationer og tal max 20 min a gangen. Indlæg ekstra mange break-outs, spørgsmål, opgaver, pauser til interaktiv dialog og icebreakers.
  

Under mødet

• Byd velkommen
  – også til de virtuelle deltagere. Præsentér hver gruppe med lidt smalltalk til at løsne op for stemningen, lav en joke, stil et par spørgsmål, skab en relation på tværs af afstanden. Det vil øge deltagernes engagement betydeligt dagen igennem og gøre det nemmere for dem at byde ind.
• Gennemgå agenda og formål.
  Når man ikke er samlet fysisk, er det ekstra vigtigt med en helt fast struktur og mange pauser/break-outs. Kommunikér et helt klart formål med dagen og gør det klart, at når vi har opnået disse punkter, er vi færdige. (og så kan I holde fri…?)
• Best practice + tips og tricks til deltagerne
  Det kunne være ting som at have sit kamera på, se ind i kameraet når man taler, slå sin lyd fra, når man ikke taler, bruge chat funktionen til kommentarer og spørgsmål undervejs, sige sit navn inden man taler, sådan kan man melde sig på banen og stille spørgsmål, sådan virker virtuelle break-out rooms. lægge telefonen væk, slukke for notificationer m.m.
• Start med en icebreaker!!! (og husk dem igennem dagen)
  For at binde de forskellige deltagere sammen og få de virtuelle til at føle sig som en del af teamet.  Det aktiverer den højre hjernehalvdel og fordrer kreativitet og deltagelse. Skab interaktion ved hjælp af meningsmålinger, sjove konkurrencer og word clouds, eller lad alle deltagere fortælle en historie, hvor hver gruppe siger en linje ad gangen. Det skaber en følelse af fællesskab og teamwork.
• Brug de mange virtuelle værktøjer
  Der er masser af gode, virtuelle værktøjer til at gøre mødet mere levende og interessant for de virtuelle deltagere. Man kan for eksempel lave en virtuel opslagstavle, som deltagerne kan sætte noter på, idégenereringsværktøjer, virtuelle whiteboards og andre kreative samarbejdsmetoder, og I kan løbende lave meningsmålinger og afstemninger. Altsammen er det med til at involvere de virtuelle deltagere i den fælles proces.
• Husk masser af pauser
  Når man arbejder virtuelt, er det afgørende, at der er indlagt masser af korte pauser, break-outs, spørgmål, opgaver m.m., som kan bringe deltagerne i spil og holde dem engagerede. Lav pauser, hvor der lægges op til “kaffemaskine-snak” i virtuelle chat-rooms.
• Hold dem på tæerne
  Stil små, nemme spørgsmål til en tilfældig deltager, send dem ud i random chat rooms for at diskutere et emne, hav et lille billede på fællesskærmen, som skifter mellem de forskellige lokationer/deltagere og lignende for at holde deltagerne “på tæerne”. Sørg for at moderatoren lader alle komme til orde, eller bed et par virtuelle grupper bringe et emne på banen, som de har forberedt, og diskutér det i plenum eller i break-out rooms.
• Lav mindst én konkurrence med god præmie!!
  Annoncér allerede fra starten, at der til sidst vil komme en konkurrence, som vil vise, hvem der har været mest opmærksom. Bed moderatoren om at notere kommentarer fra dagen og lav en ”hvem sagde….” konkurrence til sidst. Ellers lav 10 spørgsmål om vigtige keypoints i et online system, som viser både de rigtige svar og vinderen til sidst.
  Sørg for at have en rigtig god præmie + evt. et par trøstepræmier.
• Slut af med recap og next steps
  Hvad er vi nået frem til, hvem gør hvad, og hvornår ses vi igen?
• Lav en god afslutning
  Afslutningen er næsten ligeså vigtig som indledningen. Sørg for at få rundet mødet ordentligt af og fortæl, hvornår deltagerne kan forvente, at der følges op.
• Optag mødet, så det kan sendes ud til deltagerne, men også til dem, der ikke kunne deltage

Efter mødet

• Følg op – gerne allerede næste dag!
  Udsend skriv med highlights fra mødet, de vigtigste beslutninger og resultater eller et sjovt/engagerende referat + link til optagelse og evt. et par sjove kommentarer eller billeder fra dagen.
• Gentag “aftalen”
  Hvad aftalte vi, hvem gør hvad, forventninger og opgaver + deadlines. Så sikrer du, at der er forventningsafstemt, og alle kender deres ansvar for opgaven fremover.
• Bed om evaluering
  Vær ikke bange for at bede om konstruktiv kritik. Hvad fungerede godt og knap så godt, og hvordan kan du forbedre det endnu bedre til næste gang?
• Lav intern evaluering
  Sørg også for at få evalueret internt arrangørerne imellem og få nedskrevet do’s & don’ts til næste gang, så bliver forberedelsen nemmere for hvert møde.

Sidst men ikke mindst….

Selv med god forberedelse, kan det ske, at der opstår akavede pauser, tekniske udfordringer og fumlefejl. Lær of det til næste gang og husk, at vi er landet i denne virtuelle suppedas sammen og ofte mod vores ønske.

Ved dine første hybridmøder, kan det være en god idé at være ærlig om det og indrømme, at det (endnu…) ikke er din spidskompetence, men at den er under udvikling. Vær menneskelig og fortæl deltagerne, at du vil afprøve forskellige værktøjer og teknikker for at finde ud af, hvad der fungerer bedst. Gør opmærksom på, at de vil blive bedt om feedback efterfølgende, så det kan blive endnu bedre næste gang.

Og – når du finder ud af, hvad der virker allerbedst – så del det gerne med dine kolleger, venner og bekendte. For der er ingen tvivl om, at vi ligeså godt kan vænne os til de virtuelle møder fremover.

Men lov mig, at vi også snart skal mødes igen – sådan rigtigt, ok?