Gode råd til dig som planlægger og booker møder

Hvis du planlægger og booker møder ved du hvad der tæller og hvad du bliver målt på. Blandt andet at være den som har ”det store kølige overblik”. Den som husker alle detaljerne og mødedeltagernes ønsker og behov. Den som booker de mindeværdige møder det rigtige sted som tilmed matcher agendaen.

Vi har samlet vores bedste råd til dig som booker møder. Baseret på mange års erfaring og afvikling af møder og arrangementer. 

Næsseslottets gode råd til dig som planlægger og booker møder.

1. Søg og udvælg et par mødesteder som passer til formålet. Tag kontakt og fornem førstehåndsindtrykket og lyt til din mavefornemmelse. Hvordan er stemningen i telefonen? Bliver der svaret hurtigt på din henvendelse? Er der transparente retningslinjer for afbestilling? Lav en liste over de vigtigste ting og få dem afklaret hurtigt. Det kan være at mødet/arrangementet skal afholdes en specifik dag. Er der ledigt den pågældende dag? Kan specifikke ønsker til fx bordopstilling, forplejning og udendørsaktivitet indfries.
2.  Besøg mødestedet virtuel. På mødestedets sociale medier kan du få et godt indtryk af fakta, praktiske oplysninger, mødelokalerne, stemningen, forplejningen og mødestedets generelle udtryk.
3. Besøg mødestedet fysisk. Book en aftale så du kan se mødelokalet. Lever det op til beskrivelsen? Virker personalet imødekommende og venligt? Og er der god kemi mellem dig og mødestedet?
4. Orienter dig om parkeringsforhold. Hvor parkerer man, og er det gratis?
5. Av-udstyr. Få konkret information om udstyret. Kræves der særlige kabler eller adaptere. Og er det noget mødestedet har? Er der forlængerledninger, mange stikdåser samt opladere til fx Ipad og Iphones? Indgår der blokke og kuglepenne eller er det en meromkostning? Er der flipover, tusser, whiteboard, post-it, og må man hænge posters op på væggene?
6. Særlige behov. Det er vigtigt at nævne, hvis der er særlige behov. Det kan være alt fra handicaps til særligt udstyr eller lydudstyr der skal benyttes. Det virker effektivt og professionelt, hvis mødestedet ”står klar” og har imødekommet disse. Og i sidste ende vil det være dig som har booket og planlagt mødet som vil blive rost for at have styr på detaljerne
7. Allergener og fødevareintolerance. Er der nogle blandt gæsterne som har allergi overfor fødevarer? Er der nogle deltagere som er vegetarer, veganere eller pescetarer? Oplysningerne giver mødestedet de bedste forudsætninger for at levere en skræddersyet forplejningsoplevelse. Det er vigtigt du på forhånd undersøger om mødestedet er gearet til at indfri jeres ønsker.
8. Du har nu valgt dit mødested. Beslutningen er taget! Nu kan du informere dine deltagere nærmere. Har mødestedet en ”velkomsthilsen” du kan videresende til dine deltagere? Her kan der stå lidt om alle de praktiske forhold og hvordan mødestedet ser frem til at få besøg af jer. Det er vigtigt at alle dine deltagere på forhånd er bekendt med de nødvendige praktiske informationer og føler sig velkomne. Du undgår også situationer som ”du kunne godt have fortalt der ikke var elevator”
9. Fremsend agenda for mødet til mødestedet. Mødets struktur, tider og pauser giver mødestedet en stor fordel for at kunne være klar på de rigtige tidspunkter med service og forplejning. Sørg for at være i samspil med mødestedet omkring pauser, forplejning og frokost. Det kan fx være vigtigt at overholde de aftalte tidspunkter for pauser så flere grupper af mennesker ikke ”støder sammen”. Det er naturligvis også en stor fordel for mødestedets kok og tjenere at kende tidspunkterne for forplejning og frokost så gæsterne ikke skal vente unødigt pga dårlig kommunikation om pauser. Det er også vigtigt for dig som mødebooker at agendaen og tidsplanen er realistisk og bliver fremsendt korrekt til mødestedet. Det kan skabe en vanskelig situation for alle parter hvis mødelokalet er booket fra kl 9-16 og mødedeltagerne rent faktisk ankommer kl. 8.00 for at gøre sig klar. Samt at de forventer at have god tid til at runde af og summe lidt og mødet derfor slutter kl. 18.00. Vær opmærksom på om der er “overtidsbetaling” ikke alle mødesteder er åbne 24/7. Venues som ikke har overnatning eller restaurant lukker ofte sidst på dagen og har ikke døgnbemanding.

10. Fortæl gerne lidt om mødedeltagerne samt mødets indhold. Drikker de meget kaffe? Er det et møde, hvor man ønsker stor diskretion? Er deltagerne særligt glade for ”grøn mad”? Er deltagerne vilde med kage eller er de på kur? Der kan være forskellige typer bonusinfo, som giver mødestedet mulighed for ”at tage kegler” og give jer en endnu bedre oplevelse. Detaljerne er medvirkende til at skabe en rød tråd i mødeoplevelsen, så alt går op i en højere enhed.
11. Mødelederens rolle. Hvis du ikke selv deltager på mødet så sørg for at informer mødelederen om indholdet i ordrebekræftelsen samt alle relevante aftaler og detaljer. Husk på alle aftaler – selv de små “ubetydelige” detaljer som I indgår – skal noteres skriftligt i ordrebekræftelsen. Det kan være alt fra specialpris, afbestillingsbetingelser, merkøb til overtid.
12. God opfølgning og feedback. Hele vejen rundt. Det kan være som afrunding på dagen at du lader et lille spørgeskema køre rundt (elektronisk eller på papir) Det er brugbart og godt for dig at vide hvad mødedeltagerne har syntes om dagen. Deltager du ikke selv på mødet kan du på et passende tidspunkt efter mødet indhente feedback fra mødedeltagerne. Det er guld værd for mødestedet at du deler den information og feedback du modtager fra mødedeltagerne. Det er også guld værd for dig selv at vide hvad dine deltager ærligt mener. Det kan også være at mødestedet selv har et elektronisk spørgeskema de ønsker at sende til mødedeltagerne. Her skal du overveje om mødestedet må indhente deltagernes e-mailadresser (GDPR) eller om spørgeskemaet bliver sendt til dig som videreformidler.
13. Del din oplevelse. Udvid dit netværk og gør dig synlig på SoMe. Læg lidt billeder og ord om mødet på dine sociale medier. Du kan også tagge mødestedet og sende et par ord deres vej.