KONTAKT
Gå tilbage

10 gode råd om mødebooking fra Næsseslottet

Vi elsker at møde nye og gamle kunder og have en dialog om, hvad Næsseslottet kan gøre for netop jer.

Næsseslottets 10 råd til mødearrangører

1. Søg og udvælg et par mødesteder som passer til formålet. Tag kontakt og fornem førstehåndsindtrykket og lyt til din mavefornemmelse (hvordan er stemningen i telefonen, bliver der svaret hurtigt på email på din henvendelse etc)

2. Besøg mødestedet. Se mødelokalet. Lever det op til beskrivelsen, og er der god kemi mellem dig og mødestedet.

3. Parkering. Orienter dig om parkeringsforhold. Hvor parkerer man, og er det gratis? Informér dine mødedeltagere herom.

3. Fremsend agenda for mødet til mødestedet. Mødets struktur, tider og pauser giver mødestedet en stor fordel for at kunne være klar på de rigtige tidspunkter med service og forplejning. Sørg for at være i samspil med mødestedet omkring pauser, forplejning og frokost. Fx ved at overholde de tider, der er oplyst mødestedet.

4. Afslør gerne lidt om mødedeltagerne samt mødets indhold. Drikker de meget kaffe? Er det et møde, hvor man ønsker stor diskretion? Er deltagerne særligt glade for ”grøn mad”, eller er kagen øverst på tjeklisten? Der kan være forskellige typer bonusinfo, som giver mødestedet mulighed for ”at tage kegler” og give jer en endnu bedre oplevelse. Detaljerne er medvirkende til at skabe en rød tråd i mødeoplevelsen, så alt går op i en højere enhed.

4. Av-udstyr. Få konkret information om udstyret. Kræves der særlige kabler eller adaptorer, og er det noget mødestedet har? Er der forlængerledninger, mange stikdåser samt opladere til fx ipad og iphones? Indgår der blokke og kuglepenne eller er det en meromkostning? Er der flipover, tusser, whiteboard, post-it, og må man hænge posters op på væggene?

5. Særlige behov. Det er vigtigt at nævne, hvis der er særlige behov. Det virker effektiv og professionelt, hvis mødestedet ”står klar” og har imødekommet disse.

6. Retningslinjer vedr afstandskrav og hygiejne. Er stedet ”safe to visit”? Gennemlæs stedets retningslinjer og procedurer, så både du og mødedeltagerne er trygge og sikre.

7. Allergener og fødevareintolerance. Er der nogle blandt gæsterne som har allergi overfor fødevarer.? Er der nogle deltagere som er vegetarer, veganere eller pescetarer.? Oplysningerne give mødestedet de bedste forudsætninger for at levere en skræddersyet forplejningsoplevelse.

8. Hvis du ikke selv deltager på mødet så sørg for at informer mødelederen om indholdet i ordrebekræftelsen. Og husk at alle aftaler – selv de små detaljer – indgåes skriftligt i ordrebekræftelsen. Det kan være alt fra afbestillingsbetingelser og merkøb til overtid.

9. Orientér dig om betalingsformer og betingelser

10. Sidst men ikke mindst er det vigtigt med en god opfølgning og gensidig feedback.